ปัจจุบันเรารับข้อมูล ข่าวสารจำนวนมาก เช่น โทรทัศน์ วิทยุ นิตยสาร หนังสือพิมพ์ Internet เป็นต้น ทำให้เกิดสถานการณ์ภาวะข้อมูลข่าวสารมีปริมาณมากเกินไป (Information Overload) สถานการณ์ (Information Overload) เช่น
1.การค้นข้อมูลจากอินเทอร์เน็ต
2.การวิเคราะห์ข้อมูลทางด้านการเงิน
3.การวิเคราะห์การลงทุน
4.การประเมินประสิทธิภาพของสินค้าหรือการบริการ
การจัดการสารสนเทศหมายถึง กระบวนการต่าง ๆ ในการจัดการสารสนเทศที่ มีอยู่หลากหลายหรือจากหลายแหล่งข้อมูล ให้มีรูปแบบ เป็นระบบ เพื่อช่วยให้ง่ายต่อการจัดเก็บ สืบค้น และสามารถใช้งานสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการความรู้ “กระบวนการอย่างเป็นระบบเกี่ยวกับการประมวลข้อมูล สารสนเทศ ความคิด การกระทำ ตลอดจนประสบการณ์ของบุคคลเพื่อสร้างเป็นความรู้หรือนวัตกรรม และจัดเก็บในลักษณะของแหล่งข้อมูลที่บุคคลสามารถเข้าถึงได้โดยอาศัยช่องทางต่าง ๆ ที่องค์การเตรียมจัด ไว้ เพื่อนำความรู้ที่มีอยู่ไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน ซึ่งก่อให้เกิดการแบ่งปันและถ่ายโอนความรู้ และในที่สุดความรู้ที่มีอยู่จะแพร่กระจายและไหลเวียนทั่วทั้งองค์การอย่างสมดุล เป็นไปเพื่อเพิ่มความสามารถในการพัฒนาผลผลิตและองค์การ”
การจัดการสารสนเทศและความรู้ กระบวนการรวบรวม และประมวลผลข้อมูลสารสนเทศ และความรู้ทั้งหมดทั้งปวงทุก ๆ แหล่งภายในองค์กร แล้วจัดเก็บอย่างมีระบบเพื่อให้สามารถมานำไปใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็วเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงานขององค์กร “เพื่อนำพาองค์กรไปสู่จุดมุ่งหมายอย่างยั่งยืน”
1.เป้าหมายของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศต้องชัดเจน เข้าใจง่าย เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน
2.การลงทุนระบบเทคโนโลยีสารสนเทศพิจารณาถึงความคุ้มค่าในการลงทุน เนื่องจากต้องเสียค่าใช้จ่ายเป็นอย่างมากในการจัดซื้อ และดูแลระบบสารสนเทศ
3.ความรับผิดชอบด้านเทคโนโลยีสารสนเทศจัดให้มีผู้รับผิดชอบ หรือหน่วยงานพิเศษที่ดูแลด้าน ICT (Information and Communication Technology) ขององค์กร ตรวจสอบระบบอยู่ตลอดเวลา
4.การบริหารจัดการข้อมูล พิจารณาถึงการจัดเก็บข้อมูล ความปลอดภัยของข้อมูล
5.สิทธิในการเข้าใช้ข้อมูลของบุคคลภายในองค์กรการรักษาความมั่งคงปลอดภัย พิจารณาถึงความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสำคัญ ถ้าคู่แข่งรู้ถึงข้อมูลที่สำคัญ อาจทำให้เสียผลประโยชน์
6.การพัฒนาบุคลากร มีแผนงานหรือนโยบายและการปฏิบัติ ที่ช่วยให้พนักงานได้มีทักษะ ความสามารถทางด้าน IT เพื่อใช้ระบบ IT ขององค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพ
7.การประเมินผล และตรวจสอบจัดสร้างดัชนี เพื่อชี้วัดระบบสารสนเทศ เพื่อประเมินว่าคุ้มค่าต่อการลงทุน และเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรหรือไม่
เกณฑ์ที่ใช้ในการประเมินผลสารสนเทศ
1.คุณภาพของสารสนเทศ (Quality of Information)
2.ขอบเขตของสารสนเทศ (Scope of Information)
3.ความเหมาะสมกับความต้องการ
4.ความความสามารถในการเข้าถึงสารสนเทศ
1.มีความถูกต้อง (Accuracy)
2.มีความเที่ยงตรง (Precision)
3.มีความน่าเชื่อถือ (Credibility)
4.มีความทันสมัย (Regency)
ขอบเขตของสารสนเทศ (Scope of Information)
ควรมีขอบเขตของสารสนเทศที่กว้างขวางเพียงพอที่จะให้ผู้ใช้สามารถนำความรู้ที่ได้ไปใช้ประโยชน์ได้ตามความต้องการ ขอบเขตสามารถพิจารณาได้จากลักษณะดังนี้
1.ความสมบูรณ์ครบถ้วน (Completeness)
2.ความกว้างขวางครอบคลุมเรื่องที่นำเสนอ(Comprehensiveness)
ควรนำเสนอให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ในด้าน
1.ระดับของเนื้อหา (Level)
2.ความลึก และซับซ้อน (Sophistication)
3.ภาษา (Language)
4.ปริมาณ (Overload)
5.ความง่ายในการใช้ (Easy to use)
6.ความเกี่ยวข้อง (Relevant)
1.ระยะเวลาในการเข้าถึงเมื่อต้องการ
2.ความสะดวกในการได้รับ
3.ขั้นตอนในการเข้าถึง
4.ช่องทางหรือรูปแบบของการเข้าถึง
5.ค่าใช้จ่ายในการเข้าถึง
การจัดการเอกสาร
การจำแนกและจัดหมวดหมู่สารสนเทศและความรู้
คือ การรวบรวม วิเคราะห์ แยกแยะขอบเขตสารสนเทศและความรู้อย่างเป็นระบบ แล้วทำการ
1.จำแนก
2.จัดแยก
3.จัดหมวดหมู่
4.จัดกลุ่ม
ตามคุณสมบัติ คุณลักษณะ ประเภท เนื้อหา สาระ เพื่อ ประโยชน์ต่อการเรียกใช้
ความสำคัญของการจัดหมวดหมู่
เชิงกายภาพ (physical) เพื่อบ่งบอกแหล่งที่จัดเก็บ เพราะหมวดหมู่เดียวกันย่อมอยู่สถานที่เดียวหรือใกล้เคียงกัน
เชิงเนื้อหา (subject) เพื่อความสะดวกในการเข้าถึง เพราะหมวดหมู่เดียวกันอาจจะไม่ใช่เรื่องเดียวกัน
ระบบการจัดหมวดหมู่
ประกอบไปด้วย 4 ส่วน
1.แผนการจัดหมวดหมู่ (Schedules) หมายถึง ดรรชนีเรื่อง ดรรชนีเนื้อหาที่จัดเรียงไว้อย่างเป็นระบบตามความสัมพันธ์กัน
2.สัญลักษณ์ (notation) หมายถึง รหัสที่อาจจะเป็นตัวเลขและ/หรือตัวอักษรเพื่อใช้แทนเนื้อหาสาระ ของสารสนเทศ
3.ดรรชนี (index) หมายถึง คำดรรชนีหรือคำศัพท์ที่เชื่อมโยงไปยังสัญลักษณ์ภายในระบบการจัดหมวดหมู่
4.โครงสร้าง (organization) หมายถึง การแบ่งระบบภายในการจัดหมวดหมู่การลำดับเนื้อหา เช่น การลำดับเนื้อหาตามลำดับขั้น การระบุถึงเนื้อหาตามลำดับขั้น และการแยกรายละเอียดและระบุถึงเนื้อหาสาระ เป็นต้น
การจัดเก็บและการค้นคืน
การจัดเก็บ (storage)
คือ การจัดโครงสร้างและควบคุมทางบรรณานุกรมโดยใช้คอมพิวเตอร์ด้วยวิธีการทำรายการและข้อมูลบรรณานุกรมในลักษณะเก็บข้อมูลเข้าแฟ้มข้อมูลจัดเตรียมแฟ้มรวมไปถึงการจัดทำสื่อจัดเก็บข้อมูลลักษณะต่างๆ และฐานข้อมูลเพื่อการค้นหาและการค้นคืนสารสนเทศและความรู้ เพื่อให้สามารถบอกได้ว่า มีทรัพยากรอะไร เก็บไว้ที่ไหน เก็บไว้ในอะไร
การจัดเก็บเพื่อประโยชน์ของการใช้และการเข้าถึง
การจัดเก็บ มุ่งจัดโครงสร้างในทาง
1.กายภาพ เช่น รหัสหมวดหมู่ ดรรชนีเชื่อมโยงไปยังที่จัดเก็บสารสนเทศ (แฟ้มข้อมูล)
2.เนื้อหา เช่น ศัพท์ดรรชนี สาระสังเขป
แหล่งจัดเก็บ
เช่น ระบบฐานข้อมูล ตู้เอกสาร ชั้นหนังสือ ห้องสมุด คอมพิวเตอร์ และอื่น ๆ
การค้นคืน (Retrieval)
คือ กระบวนการดึงหรือค้นหาข้อมูลย้อนหลังตามหัวข้อความต้องการ ความสนใจ จากแหล่งที่จัดเก็บไว้ เช่น ระบบโปรแกรมการจัดการห้องสมุดอัตโนมัติ ที่มีโปรแกรมสืบค้นรายการสาธารณะออนไลน์ (OPAC) การค้นหาข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ผ่านโปรแกรมการสืบค้นค้นมูล Web Browser และ Search Engine เป็นต้น
การค้นคืน วิธีการค้นหาแบ่งออกเป็น
1.browsing หรือ การสำรวจเลือกดู
2.searching หรือ analytical search หรือ การค้นด้วยคำหรือลักษณะของสารสนเทศ เช่น สี ขนาด
จุดประสงค์หลัก คือ ให้ค้นคืนสารสนเทศที่ “เข้าเรื่อง” (relevance) หรือ “ตรงกับความต้องการ” (pertinence)
การจัดการสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์
สารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์
คือ ข้อมูล ข่าวสาร ที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ที่มีการจัดเก็บและรวบรวมให้อยู่ในรูปของฐานข้อมูล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ วารสารออนไลน์ เว็บไซต์หรือเว็บเพ็จ กลุ่มข่าว กลุ่มแสดงความคิดเห็น จดหมายข่าวอิเล็กทรอนิกส์ สื่อมัลติมีเดีย และอื่น ๆ
วัตถุประสงค์การจัดการสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์
เพื่อประโยชน์ในการรวบรวมและจัดเก็บสารสนเทศ และสะดวกในการบริการส่งสารสนเทศแก่ผู้ใช้ ทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุดเสมือนจำเป็นต้องอยู่ในรูปของอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสะดวกในการจัดเก็บและสืบค้นข้อมูล ตลอดจนการส่งข้อมูลระยะไกล เป็นการเปลี่ยนรูปแบบสิ่งพิมพ์แบบเดิมให้อยู่ในรูปของอิเล็กทรอนิกส์ที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้ ทำได้โดยการจัดเก็บในรูปดิจิตอล ได้แก่ ซีดีรอม หรือจัดเก็บในฮาร์ดดิสต์
หลักการจัดการสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์
1.การเก็บรวบรวมข้อมูล ต้องมีการสำรวจเพื่อเก็บรายละเอียด แล้วทำการรวบรวมเป็นข้อมูลเบื้องต้น
2.การตรวจสอบข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วจำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และมีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ข้อมูลที่จัดเก็บต้องถูกต้องและเชื่อถือได้เพราะหากข้อมูลไม่น่าเชื่อถือแล้ว สารสนเทศที่ได้จากข้อมูลนั้นก็ไม่น่าเชื่อถือด้วย
3.การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูลไว้เป็นแฟ้มข้อมูลนั้น เป็นขั้นที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง การไปสำรวจข้อมูลไม่ว่าในเรื่องอะไรส่วนใหญ่จะรวบรวมข้อมูลมาหลายเรื่อง จำเป็นต้องแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น
4.การจัดเรียงข้อมูล ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูล เพื่อสะดวกต่อการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง การจัดเรียงข้อมูลเป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศวิธีหนึ่ง
5.การคำนวณ ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นอักษร ข้อความและตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจำเป็นในการคำนวณจำนวนที่ได้มาจากข้อมูล เช่น หาค่าเฉลี่ย หาผลรวม
6.การทำรายงาน การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งาน จะทำให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น เพราะการทำรายงานเป็นวิธีการที่จะจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นสารสนเทศตามความต้องการ
7.การจัดเก็บ ข้อมูลที่มีการสำรวจหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกหรือซีดีรอม
8.การทำสำเนา หากต้องการใช้ข้อมูลก็สามารถคัดลอกหรือทำสำเนาขึ้นใหม่ได้ การคัดลอกข้อมูลด้วยระบบทางคอมพิวเตอร์ทำได้ง่ายและรวดเร็ว
9.การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล เมื่อต้องการแจกจ่ายข้อมูลให้ผู้อื่นใช้สามารถกระทำการแจกจ่ายได้โดยง่าย เทคโนโลยีสื่อสารสมัยใหม่ทำให้จัดส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตเป็นสื่อที่ช่วยให้การเผยแพร่ทำได้ กว้างขวางมากขึ้น ขั้นตอนเหล่านี้เป็นขั้นตอนให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ บางขั้นตอนเป็นการเก็บและตรวจสอบข้อมูล บางขั้นตอนเป็นการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ และบางขั้นตอนเป็นวิธีการจัดเก็บสารสนเทศเพื่อประโยชน์ของการใช้งานในภายหลัง
การจัดการฐานข้อมูล
การจัดการฐานข้อมูล (Database Management) คือ การบริหารแหล่งข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อตอบสนองต่อการใช้ของโปรแกรมประยุกต์อย่างมีประสิทธิภาพและลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล รวมทั้งความขัดแย้งของข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์การ
ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) หรือ DBMS
ระบบหรือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในจัดการ (Organization) ข้อมูลภายในฐานข้อมูล
กำหนดลักษณะของข้อมูลที่จัดเก็บ (Storage) ไว้ในฐานข้อมูล
อำนวยความสะดวกในการค้นคืน (Retrieval) ข้อมูลจากฐานข้อมูล
และกำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูล
หน้าที่ของระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS)
1.ทำหน้าที่แปลงคำสั่งที่ใช้จัดการกับข้อมูลภายในฐานข้อมูล ให้อยู่ในรูปแบบที่ฐานข้อมูลเข้าใจ
2.ทำหน้าที่ในการนำคำสั่งต่าง ๆ ซึ่งได้รับการแปลแล้ว ไปสั่งให้ฐานข้อมูลทำงาน
3.ทำหน้าที่ป้องกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับข้อมูลภายในฐานข้อมูล และป้องกันการเข้าไปจัดการกับข้อมูลในฐานข้อมูลโดยตรง โดยมีมุมมองของผู้ใช้ (View)
4.ทำหน้าที่รักษาความสัมพันธ์ของข้อมูลภายในฐานข้อมูลให้มีความถูกต้องตรงกันอยู่เสมอ (Integrity System)
5.มีระบบการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลพร้อมกัน (Concurrency Control System) คือสามารถแชร์ข้อมูลเพื่อบริการในการเข้าถึงข้อมูลมูลพร้อม ๆ กันจากผู้ใช้งานในขณะเดียวกันได้
6.การกู้คืนระบบ (Recovery Control System) สามารถกู้คืนข้อมูลกลับมาได้ในกรณีที่ฮาร์ดแวร์ หรือซอฟต์แวร์เกิดความเสียหาย
7.ทำหน้าที่เก็บรายละเอียดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลภายในฐานข้อมูล เช่น ชื่อตาราง ชื่อฟิลด์ คีย์ต่าง ๆ เป็นต้น ไว้ในพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary)
8.ทำหน้าที่ควบคุมให้ฐานข้อมูลทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
ประโยชน์ของการจัดการฐานข้อมูล
1.มีความคล่องตัวในการใช้งาน ปรับปรุงข้อมูลได้ง่าย
2.ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
3.หลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องของข้อมูล
4.ข้อมูลมีความถูกต้อง
5.ข้อมูลมีความปลอดภัย
6.สามารถนำเสนอรายงานได้ง่าย
7.สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลจากผู้ใช้หลายคน
สำนักงานอัตโนมัติ
-การนำเอาเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์ทางเทคโนโลยีสมัยใหม่มาช่วยในการปฏิบัติงาน ให้สามารถดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด
สำนักงานยุคใหม่จะมองเห็นถึงความจำเป็น
ของการคิดค้น ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานและการมีเครื่องทุ่นแรงหลายชนิดเพื่อช่วยสร้างประสิทธิภาพในการทำงานในสำนักงานให้สูงขึ้นอยู่ตลอดเวลา
วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
1.ต้องการความสะดวก ความคล่องตัวในการทำงาน
2.ต้องการความรวดเร็ว นั่นคือให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็ว การให้บริการรวดเร็ว
3.ต้องการสั่งผ่าน (การรับ-ส่ง) สารสนเทศภายในองค์กรอย่างต่อเนื่อง
4.เพื่อลดปริมาณคนงาน
5.เพื่อลดปริมาณงานทางด้านเอกสาร
6.ต้องการความยืดหยุ่นในการปฏิบัติงาน
7.เพื่อที่จะสามารถรองรับการขยายตัวของสำนักงานต่อไปในอนาคต
ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
1.ความรวดเร็วในการนำไปใช้งาน (Timelines) สามารถให้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ทันกับความต้องการ
2.ความถูกต้อง (Accuracy) ได้รับข้อมูลที่มีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น
3.ลดเวลาในการทำงาน (Reduce Time) ประหยัดเวลาในการดำเนินงาน
4.ลดค่าใช้จ่าย (Reduce Cost) ประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
5.เพิ่มประสิทธิภาพ (Efficiency) ในด้านการติดต่อสื่อสารข้อมูล
6.ความจำสมบูรณ์ขึ้นพร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน
